文章とは？/ キャッシュワン
[ 1034] 【初級】すぐ使える文章の技術（前編） レベル1：ITpro
[引用サイト] http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20060310/232239/
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正確で読みやすい文章にするには，推敲を重ねることが欠かせない。その際，必ずチェックすべきポイントがある。記者がこれまで培ってきたノウハウを基に，20項目にまとめた。 実は表現に多少の手を加えるだけで，文章の正確さと分かりやすさは大きく向上する。そのためには，手を加えるべき箇所を見つけるチェックポイントを押さえておくことが肝要だ。闇雲に文章をチェックしても，どこをどう直すべきかが分からないことが多いからだ。 ここでは当編集部が培ってきたノウハウを基に，ビジネス文書の執筆・推敲時に役立つチェックポイントを紹介する。20項目を厳選して，簡単かつ優先度の高いものから，「正確な日本語を書く」，「無駄をそぎ落として読みやすくする」，「文章の価値を高める」という，3段階のレベルに整理した（図1[拡大表示]）。 いずれも文章を読みやすくするための「表現」に関するチェックポイントだが，「内容」を充実させることにもつながる。ITエンジニアである読者には容易に推察できるはずだが，読みやすいソースコードほど，バグや不適切なロジックを発見しやすい。それと同じで，文章を読みやすくすると“論拠の乏しさ”や“論理的でない論旨展開”など「内容」に関する問題点が浮かび上がるからだ。 そして，この「内容」に関する問題点を修正するために文章を書き直す。すると，また「表現」に関する問題点が生まれる。そうして「表現」と「内容」に関する問題点の修正を繰り返すことで，文章の価値が高まっていく。これが推敲を「重ねる」という意味である。 「日本語として正しいかどうかなんて，いくら何でもチェックポイントとして当たり前すぎる」と思うのではないか。しかし意味は分かる文章でも，日本語として不適切な表現が見つかるケースは，決して少なくない。 まずチェックして欲しいのが，主語と述語の対応関係である（チェックポイント(1)）。主語と述語（複数の単語から成り立つ場合は“主部”および“述部”とも言うが，ここでは主語と述語で統一する）は，文における最も基本的な構成要素だ。主語と述語の対応が正確に取れていないと，文として成立しない。 図2[拡大表示]に示した「プロジェクト・マネジャーの役割は，納期やコストを管理する」という文は，あるITエンジニアが実際に書いたものだ。この文の主語は「役割は」，述語は「管理する」である。「役割は…管理する」という対応関係は明らかにおかしい。正しくは「役割は…管理することだ」である。もしくは「プロジェクト・マネジャーは…管理する」とすべきだ。推敲を怠ると，このレベルの間違いが容易に起こり得る。 意味は分かるが，ギクシャクした感じがしないだろうか。この文の問題点は，「新しい業務プロセス」が一見，主語に見えてしまうことである。これが主語だとすると，述語に当たる部分が存在しない。この文の本当の主語は「購買担当者」である。「新しい業務プロセス」が主語に見えてはいけない。そこで「新しい業務プロセス」に続く助詞の「は」を「では」に変えることによって，主語と述語の対応関係を明確にする。 修飾語と被修飾語の係り受けに関する間違いも多い（チェックポイント(3)）。その例が図3[拡大表示]に示した文である。書き手は「不備がある修正機能を改良する」という内容を伝えようとした。しかし「不備がある登録情報の修正機能を改良する」という文では，「不備がある」が「登録情報」に係っているように見える。この場合は，「不備がある」の後ろに読点（，）を打って，「登録情報の修正機能」がひとまとまりであることを示す。 文章の途中で，用語を変えてしまうこともよくある間違いだ（チェックポイント(4)）。例えば文章の冒頭では「入力」と表現しているのに，途中から「登録」や「エントリー」に変えてしまっているようなケースである。 表現にバリエーションを持たせたつもりかもしれないが，文章を分かりにくくするだけだ。読み手は違う用語が出てくる度に，「なぜここで表現が変わったのか，違うことを指しているのだろうか」と考えてしまう。同じ意味を持つ用語は，必ず統一すべきである。 時制の間違いにも注意しよう（チェックポイント(5)）。当たり前のように聞こえるかもしれないが，過去の出来事を現在形で書いてはいけない。 「在庫が過剰なこと」は過去の話だ。そのため語尾を「である」から「だった」に変えなければ情報を正確に伝えていないし，後ろの「解決した」と時制が一致しない。 紀行文やルポルタージュなどでは，過去の出来事をあえて現在形で表現することがある。これは臨場感を持たせたり，文章のリズムを整えたりするためだ。だがビジネス文書では，正確さと分かりやすさを優先すべきである。過去，現在，未来の表現は，出来事が発生した（する）時点に合うように，正しく使い分けよう。 チェックポイントには載せなかったが，誤字や脱字，慣用句の用法に関する間違いも頻繁に起こる。ワープロソフトや，かな漢字変換ソフトの校正機能を活用したり，辞書を引いたりして，それらのミスを防ぐようにすべきである。 野村総合研究所（千手インフォメーションセンター） コストメリットに優れた運用管理ツールの導入が監視サービスの展開を支える NTTコミュニケーションズ 迷惑メール対策はアウトソーシングサービスが有効 〜決め手は振り分け精度の高さ 日本ヒューレット・パッカード 「見える化」が組織を強くする〜業務プロセスを改革するITインフラソリューション リサーチ・イン・モーション・ジャパン 使い勝手の良さと強固なセキュリティでモバイル・ワークスタイルを変革 製品＆サービス・ディレクトリ業務アプリケーション設計開発OS/DB/ミドルウエアサーバー/ストレージ ｜著作権・リンクについて｜個人情報保護方針/ネットにおける情報収集/個人情報の共同利用について｜サイトマップ｜ |
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